Pełnomocnikiem ISO jest pracownik dbający o funkcjonowanie systemu ISO w danej organizacji. Specjalista tego typu występuje w różnych systemach, między innymi w systemie zarządzania jakością, systemie zarządzania środowiskowego, systemie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także systemie bezpieczeństwa informacji.
Za jakie działania powinien odpowiadać pełnomocnik ISO?
Pełnomocnik ISO odpowiada bezpośrednio przed kierownictwem danej organizacji i pełni rolę jego przedstawiciela. Działania, za jakie odpowiedzialny jest tego typu specjalista, zależą przede wszystkim od stawianych przed nim celów, które wynikają ze specyfiki działania zatrudniającej go jednostki. Obowiązki pełnomocnika ISO są więc w dużej mierze zindywidualizowane. Można jednak wskazać standardowy zakres działań leżących w zakresie jego kompetencji. Są to przede wszystkim:
- planowanie oraz kierowanie opracowaniem, funkcjonowaniem i doskonaleniem systemu ISO w danej organizacji,
- kierowanie działaniami organizacji w zakresie zarządzania systemem,
- tworzenie sprawozdań oraz raportowanie kierownictwu wyższego szczebla w zakresie jakości i funkcjonowania systemu,
- edukowanie na temat znaczenia systemu dla działalności organizacji,
- dostosowywanie działań organizacji do wymagań prawnych i wymagań stawianych przez klienta,
- gwarantowanie zgodności systemu z wymaganiami stawianymi przez odpowiednie normy ISO,
- reprezentowanie organizacji w kontaktach z zainteresowanymi stronami,
- inicjowanie zmian w zakresie jakości i organizacji systemu,
- doskonalenie działania systemu w organizacji.
Pełnomocnik ISO może zostać wyznaczony spośród pracowników organizacji lub być sprowadzony z zewnątrz. Jego ekspertyza przydaje się szczególnie w procesie certyfikacji.
Dlaczego warto skorzystać z pomocy pełnomocnika ISO w procesie certyfikacji?
Skorzystanie z pomocy pełnomocnika ISO w procesie certyfikacji, niezależnie od tego, czy jest to specjalista zatrudniany w firmie, czy ekspert zewnętrzny, gwarantuje dostęp do aktualnej wiedzy na temat wymagań norm ISO i ich zastosowania w organizacji. Osoba na tym stanowisku wspiera utrzymanie systemu ISO w firmie i przeprowadza audyty wewnętrzne, które pozwalają wskazać, a następnie wyeliminować ewentualne nieprawidłowości przed audytem organizowanym przez jednostkę certyfikującą.
Dzięki pełnomocnikowi ISO można mieć pewność, że przedstawiona przed audytorami zewnętrznymi dokumentacja oraz wszystkie procesy firmy są zgodne z obowiązującymi normami.
Wyznaczanie pełnomocnika ISO w firmie
Przed przystąpieniem do procesu certyfikacji firma może zdecydować się na wyznaczenie pełnomocnika ISO w gronie własnych pracowników i skierowanie go na stosowny kurs, który pozwoli mu na zdobycie niezbędnych kwalifikacji. Istotne jest przy tym, by wybrana osoba posiadała cechy umożliwiające jej wykonywanie powierzonych obowiązków w sposób jak najbardziej efektywny.
- Cechy pełnomocnika ISO w firmie
Do cech, jakie powinna posiadać osoba wytypowana na stanowisko pełnomocnika ISO w firmie, należą przede wszystkim:
- duże zaangażowanie w pracę nad systemem,
- zdolności interpersonalne,
- umiejętności komunikacyjne i mediacyjne,
- predyspozycje do sprawowania funkcji kierowniczych,
- otwartość na zmiany,
- chęć ciągłego doskonalenia.
Pełnomocnik ISO powinien posiadać w firmie duży autorytet zarówno formalny, jak i nieformalny. Na stanowisko to warto więc wyznaczyć osobę, która zajmuje wysoką pozycję kierowniczą.
- Kwalifikacje pełnomocnika ISO w firmie
Zgodnie z zapisami norm ISO, pracownik firmy, który wykonuje na jej rzecz istotne zadania, zobowiązany jest do posiadania stosownych kwalifikacji. W wypadku pełnomocnika ISO są to przede wszystkim:
- szczegółowa wiedza na temat odpowiedniej normy ISO,
- rozumienie założeń norm ISO,
- umiejętność stosowania norm ISO do konkretnych potrzeb firmy,
- posiadanie wiedzy niezbędnej do tworzenia dokumentacji systemowej,
- posiadanie wiedzy i umiejętności koniecznych do prowadzenia przeglądów zarządzania,
- umiejętność przeprowadzania audytów potwierdzających zgodność z normami ISO,
- umiejętność raportowania o wynikach audytów potwierdzających zgodność z normami ISO.
Obowiązujące przepisy nie wprowadzają obowiązku legitymowania się specjalnymi dyplomami przez osoby pełniące funkcję pełnomocnika ISO. Posiadanie certyfikatów potwierdzających ukończenie stosownego szkolenia stanowi jednak najlepszy sposób określenia kwalifikacji danego pracownika i upewnienie się co do jego przydatności w procesie certyfikacji ISO. Ośrodkiem szkoleniowym organizującym kursy pozwalające uzyskać kwalifikacje niezbędne do pełnienia funkcji pełnomocnika ISO w firmie jest renomowana placówka Bureau Veritas.
