W każdej firmie zatrudnia się pracowników, dlatego wymagane jest prowadzenie obsługi kadrowej. Jest to bardzo odpowiedzialne zadanie, gdyż ze względu na wiele obostrzeń prawnych wymaga się dołożenia należytej staranności w jej prowadzeniu. Jak zatem zadbać o sprawy pracowników?
Jaki jest zakres obowiązków obsługi kadrowej?
W zakresie obowiązków obsługi kadrowej znajduje się m.in. prowadzenie dokumentacji pracowników firmy, polegające na gromadzeniu i przetwarzaniu dokumentów dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego, czy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, a także wykorzystywaniu jej w różnych sytuacjach. Do zadań obsługi kadrowej należy wyliczenie pracownikowi comiesięcznego wynagrodzenia na podstawie zgromadzonej dokumentacji, według sporządzonej listy płac, zasiłku, jeśli takowy pobiera, i innych świadczeń, a także naliczanie urlopów, również chorobowych. Do obowiązków należy również prowadzenie rekrutacji nowych pracowników firmy i rozliczanie czasu pracy wszystkich zatrudnionych w niej osób. Kadrowa dokłada należytej staranności w prowadzeniu dokumentacji przebiegu zatrudnienia pracowników oraz dba o terminowe przeprowadzanie badań okresowych. Często do jej zadań należy także motywowanie do rozwoju osób zatrudnionych w strukturach firmy.
Kto może zajmować się obsługą kadrową w firmie?
Obsługą kadrową w firmie, w zależności od jej wielkości, może zajmować się pracownik, w którego zakresie obowiązków znajduje się prowadzenie takiej właśnie obsługi. Najczęściej jest to kadrowa albo wydzielony dział w firmie. Im więcej pracowników jest zatrudnionych, tym większa liczba osób musi zajmować się obsługą kadrową. Pracownik lub zespół zajmujący się obsługą kadrową powinien doskonale znać Kodeks Pracy, prawo dotyczące ubezpieczeń społecznych i podatkowych w kraju, w którym zarejestrowana jest firma. Powinien również swobodnie obsługiwać programy do obsługi kadrowo-płacowej. Dobrze widziane jest doświadczenie w jej prowadzeniu, ukończenie studiów o kierunku: administracja lub ekonomia, prawo pracy, bądź ubezpieczenia społeczne. Może okazać się również potrzebna znajomość języków obcych, na przykład angielskiego. Ze względu na szeroki zakres obowiązków obsługi kadrowej, warto zastanowić się nad zatrudnieniem zewnętrznej firmy, wyspecjalizowanej w prowadzeniu takiej działalności. Outsourcing kadr i płac często jest najlepszym wyjściem. Obsługę kadr i płac we Wrocławiu oferuje m.in. Biuro Rachunkowe Inpensa. Specjaliści stale czuwają nad zmieniającymi się regulacjami prawnymi, dzięki czemu usługi prowadzone są na najwyższym poziomie.
Zalety outsourcingu kadr i płac
Zaletą outsourcingu kadr jest profesjonalna i na najwyższym poziomie obsługa, prowadzona przez zatrudnionych w niej, wykwalifikowanych w tym zakresie pracowników. Daje to gwarancję uniknięcia wielu błędów w prowadzeniu działalności związanej z zatrudnianiem nowych pracowników, obliczaniem i wypłatą wynagrodzeń, oraz prowadzeniem i przekazywaniem dokumentacji związanej z kadrami i płacami dla instytucji zewnętrznych, takich jak ZUS, US, czy PFRON. Firma zewnętrzna w profesjonalny sposób informuje kadrę zarządzającą, sporządzając raporty i okresowe zestawienia, co daje jej wiedzę na temat bieżącej działalności firmy outsourcingowej.
Skorzystanie z outsourcingu kadr prowadzi do obniżenia czasu i kosztów związanych z tego rodzaju obsługą. Pracownicy stale czuwają nad nowymi regulacjami prawnymi dotyczącymi warunków zatrudniania czy wypłacania wynagrodzeń, co pozwala uniknąć błędów i konsekwencji związanych z niewywiązywaniem się z obowiązków, jakie nakłada na firmy prawo. Outsourcing kadr jest szansą na prowadzenie efektywnej i bezpiecznej administracji w firmie, uniemożliwiającej ujawnienie danych osobowych pracowników. Natomiast kontrole prowadzone w tym zakresie w firmie mogą przebiegać w obecności specjalisty od outsorcingu kadr i płac, co skutecznie zabezpieczy ją przed ryzykiem wykrycia wszelkich nieprawidłowości. Firmy outsourcingowe w swojej ofercie proponują firmom także opracowanie regulaminu pracy i wynagrodzeń, przygotowanie dokumentów oraz wprowadzanie stosownych korekt dla organów kontrolujących, takich jak ZUS czy Inspekcja Pracy.
Zalet zatrudnienia firmy zewnętrznej do prowadzenia obsługi kadrowej jest wiele, dlatego warto dla ograniczenia kosztów i czasu pracy zdecydować się na firmę outsourcingową.
