Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania faktur wystawionych przez siebie oraz otrzymanych za dokonane zakupy, zachowując ich podział na okresy rozliczeniowe i zachowując dokumenty przez minimum 5 lat od końca roku rozliczeniowego, do którego przynależą. Faktury mogą być przechowywane w formie papierowej (tradycyjnej), ale także w wersji elektronicznej, na nośnikach zewnętrznych lub np. w systemach chmurowych. Korzystając z programów do fakturowania, same dokumenty są przechowywane w chmurze, ale czy jest to na pewno bezpieczne? W jaki sposób zabezpieczane są dane przechowywane w programie do fakturowania, jakie dane program zachowuje i w jaki sposób można zwiększyć maksymalnie ich bezpieczeństwo?
Jakie dane są przechowywane w programie do faktur?
Wystawiając faktury elektroniczne umieszczamy na nich wiele informacji traktowanych jako dane osobowe (także wrażliwe) odnoszące się zarówno do sprzedawcy, jak i nabywcy towarów. Dane takie podlegają co do zasady przepisom RODO i powinny być w odpowiedni sposób przetwarzane oraz chronione, niezależnie od sposobu w jaki archiwizujemy i przechowujemy sporządzane i otrzymywane faktury.
Jakie informacje znajdą się na wystawianych fakturach i trafią do programu do fakturowania? Wśród najważniejszych będą to m.in.:
- imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nabywcy,
- adresy,
- dane kontaktowe.
Podstawą do ich przetwarzania jest obowiązek prawny wystawienia faktury w związku z zaistniałą sprzedażą, dlatego też przy wystawianiu faktury nie jest konieczne uzyskiwanie zgody na przetwarzanie od osoby, której dane dotyczą. Nie zwalnia to jednak administratora danych z obowiązku ich ostrożnego przetwarzania i zabezpieczania, zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem.
Dlaczego tak ważna jest ochrona danych znajdujących się na fakturach?
Dane osobowe trafiające na fakturę są danymi, które pozwalają na jednoznaczne zidentyfikowanie osób, których dotyczą – nabywcy czy przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą. W związku z powyższym, zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, administrator zbierający i przetwarzający dane osobowe musi odpowiednio zadbać o ich zabezpieczenie na każdym etapie przetwarzania danych.
Regulacjom podlegają nie tylko sposób uzyskiwania i przekazywania danych osobowych – przedsiębiorca musi być świadomy swoich wyborów i obowiązków w zakresie ochrony danych podczas tworzenia faktur, ich przesyłania oraz przechowywania, także w kontekście wyboru narzędzi i środków przekazu stosowanych do wykonywania obowiązków związanych z wystawianiem faktur. Mówiąc prościej, przedsiębiorca decydujący się na wystawianie faktur z pomocą prostego programu do faktur powinien w pierwszej kolejności upewnić się, że spełnia on wszystkie wymogi RODO, gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych i przechowywanych informacji, a także zapewnia integralność treści oraz autentyczność pochodzenia faktur – warunki wymagane przy stosowaniu faktur elektronicznych.
W jaki sposób dbać o bezpieczeństwo danych przechowywanych w programie do faktur?
Programy do fakturowania online, w których generowane są faktury oraz dokumenty sprzedaży muszą bezwzględnie spełniać wymagania dotyczące ochrony danych osobowych (zgodnie z RODO), jako że służą bezpośrednio ich przetwarzaniu. Twórcy tego typu oprogramowania muszą więc zapewnić zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem całego systemu fakturowania, wdrażając odpowiednie rozwiązania w zakresie ochrony na poziomie aplikacji i panelu klienta, ale także serwera służącego przetwarzaniu i przechowywaniu dokumentów. Obowiązki po stronie twórców programów do fakturowania nie eliminują przy tym odpowiedzialności leżącej po stronie przedsiębiorcy. Co możesz zrobić, by zapewnić bezpieczeństwo danych swoich klientów?
Zadbaj o ograniczenie dostępu do programu wyłącznie dla osób do tego uprawnionych.
Programy takie jak Melpe pozwalają na tworzenie profili pracowników oraz przypisywanie im określonych uprawnień i dostępów bez potrzeby otwierania dla nich całego systemu. Nieuprawnione osoby z firmy lub spoza firmy nie powinny mieć w żadnym wypadku dostępu do haseł niezbędnych do logowania do programu ani też możliwości skorzystania z programu (np. po podejściu do komputera, na którym użytkownik nie został wylogowany). Należy też oczywiście pamiętać o regularnej zmianie haseł dostępowych i stosowaniu wyłącznie złożonych, wieloznakowych haseł z literami, cyframi i znakami specjalnymi. Przeszkolenie personelu w zakresie bezpieczeństwa obsługi programu do fakturowania to podstawa – nawet przy najlepszych narzędziach i zabezpieczeniach, najczęstszym powodem wycieku danych osobowych jest błąd ludzki, więc warto zapobiegać mu na bieżąco, a szkolenia powtarzać regularnie, odświeżając wiedzę z zakresu wytycznych RODO.
