Przedsiębiorca podczas prowadzenia swojego biznesu obarczony jest wieloma zadaniami. Podejmując szereg decyzji oraz wykonując codzienne zadania, może się zdarzyć, że popełni drobny błąd. Przy dokonywaniu wielu transakcji dziennie nie jest to trudne. Jeżeli nie jest to celowe, można to w łatwy sposób poprawić.

Błąd formalny na fakturze

Faktura powinna zawierać pełne informacje zgodne z prawdą. W przypadku drobnych pomyłek co do zapisu, mówimy o błędach formalnych. Przykładowymi mogą być:

  • źle wprowadzony numer faktury,
  • omyłkowo umieszczone dopiski,
  • niepoprawny numer NIP sprzedawcy lub nabywcy towarów i usług,
  • błędne dane sprzedawcy lub nabywcy (w tym literówki w imieniu, nazwisku lub adresie),
  • nieprawidłowa data wystawienia dokumentu,
  • niepoprawny adres,
  • błędna nazwa produktów lub usług,
  • nieprawidłowe ceny,
  • błędne wartości podatku,
  • brak informacji o zniżkach.

To kiedy należy naprawić błąd formalny na fakturze, reguluje ustawa VAT. Według niej, korekta powinna nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu nieprawidłowo wystawionego dokumentu i zauważeniu błędu. W Polsce można dokonań korekty za pomocą faktury korygującej oraz noty korygującej.

Faktura korygująca

Koryguje ona wszelkiego rodzaju błędu. Wystawić ją może jedynie sprzedawca lub usługodawca, czyli osoba, która wystawiła fakturę pierwotną. W fakturze korygującej powinny znaleźć się dane:

  • tytuł: „faktura korygująca” lub „korekta”,
  • numer faktury korygującej oraz data jej wystawienia,
  • informacje zawarte w fakturze pierwotnej,
  • opis przyczyny korekty,
  • jeżeli doszło do zmiany sposobu rozliczenia, to również informacje na ten temat.

W przypadku, kiedy zachodzi konieczność obniżenia podstawy do opodatkowania, nabywca powinien potwierdzić jej odbiór, aby faktura korygująca została zaakceptowana.

Oprogramowanie do faktur

Nota korygująca

Błędnie wprowadzone dane na fakturze, należy niezwłocznie poprawić. Drugim ze sposobów jest wystawienie noty korygującej. Do wystawienia uprawnieni są sprzedawca oraz nabywca. Występuje możliwość elektronicznego załatwienia sprawy, jednak niezbędne jest potwierdzenie dokumentu przez kontrahenta. W nocie korygującej powinny znaleźć się:

  • tytuł „nota korygująca”,
  • numer noty korygującej oraz data jej wystawienia,
  • dane podatnika i nabywcy towarów lub usług,
  • informacje zawarte w fakturze pierwotnej,
  • informacja na temat błędnie wprowadzonych danych i ich korekta.

Należy pamiętać, że nota nie naprawi wszystkich błędów. Przy jej użyciu nie można korygować wartości produktów oraz kwot netto i brutto dotyczących towarów i usług. W tym przypadku możliwe jest jedynie wystawienie faktury korygującej.

Rodzaje błędów na fakturze, niewymagających poprawy

Fakturę korygującą  jak i notę korygującą należy przesłać do odbiorcy, Może to zabierać trochę czasu, który jest niezwykle cenny w wprowadzaniu zmian, aby uniknąć konsekwencji prawnych. Dlatego też warto znać przypadki, kiedy wprowadzenie korekty nie jest niezbędne.

Literówki

W przypadku literówek, należy pamiętać o zasadzie czytelności faktury. Drobny błąd przy nazwisku nie stanowi większego problemu. Aby zidentyfikować kontrahenta można użyć NIP-u czy też adresu. Podsumowując – jeżeli literówka powoduje, że faktura jest nieczytelna, występują wątpliwości co do ustalenia nabywcy, należy ją poprawić, wystawiając fakturą lub notę korygującą.

Błędy, występujące w elementach nieobowiązkowych

Na fakturze mogą pojawić się błędy w elementach nieobowiązkowych. Wtedy obowiązuje zasada czytelności, więc poprawa jest niezbędna, kiedy faktura jest nieczytelna.

Błędy tego typu dotyczą np.:

  • terminu zapłaty i sposobu płatności,
  • tytułu dokumentu „Faktura”/”Faktura VAT”,
  • wpisania słów „oryginał” zamiast „kopia” i odwrotnie.

Oprogramowanie do faktur

Zdecyduj się na oprogramowanie do faktur

Samodzielne prowadzenie księgowości oraz wystawianie dokumentów potwierdzających transakcję, może być podstawowym powodem, przez który zdarzają się pomyłki, podczas wystawiania faktur. Sposobem na uniknięcie takich nieprzyjemnych sytuacji, może być wybranie oprogramowania do faktur.

Pomoże ono w prowadzeniu księgowości online. Dzięki oprogramowaniu można szybko naprawić błąd formalny, korzystając z dostępnych szablonów formularzy do korekty. Wystarczy wprowadzić dane do formularzu noty lub faktury korygującej. Ten sposób jest dużo szybszy i wygodniejszy.

Ryzyko zmniejsza się, dzięki dostępnym formularzom, ale również danym, które w prosty sposób można przekopiować. Program do fakturowania pozwala na tworzenie baz danych firm, współpracujących z danym przedsiębiorstwem. Sporym ułatwieniem może być wystawianie faktur według dostępnych szablonów dokumentów sprzedażowych. Prowadzenie kontroli, odebrania faktur oraz terminów zapłaty przez kontrahenta również zostaje uproszczone, dzięki oprogramowaniom dedykowanym księgowości online.

Prowadzenie firmy bywa stresujące, dlatego też należy zastanowić się nad usprawnieniem każdej ze składowych pracy. W przypadku księgowości możliwość prowadzenia jej online, wraz ze wsparciem oprogramowania do fakturowania, znacznie usprawni wykonywane czynności.